ビジネスシーンで、「記録」「議事録」「メモ」という言葉を使い分けることはありませんか？
私も以前、会議の後に上司から「議事録を作成して」と言われて、「議事録？記録？メモ？どれが適切なの？」と迷ったことがあります。どれも何かを書き留めることですが、実は目的や形式が全く違うんです。
この記事では以下がわかります。
・ 記録・議事録・メモの明確な定義
・ それぞれの特徴と使い分け方
・ ビジネスでの実際の作成方法と活用例
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「記録」とは
記録とは、後日参照できるように事実や出来事を書き留めることです。 幅広い用途で使われる汎用的な言葉で、個人的なものから公式なものまで、あらゆる書き留める行為を指します。
記録という言葉は、様々な場面で使われます。「記録を残す」「記録を取る」「業務記録」「記録映像」といった表現があります。
記録の最大の特徴は、汎用性が高く、あらゆる書き留める行為を指すことです。 会議、作業、出来事、データ、実績など、何かを後から確認できるように残す行為全般を記録と呼びます。
記録が使用されるシーンには以下のようなものがあります。
・ 業務記録や作業記録
・ 実験記録や観察記録
・ 面談記録や相談記録
・ データや測定結果の記録
・ 歴史的な出来事の記録
私の友人が病院で事務をしていて、「記録は証拠になる」と言っていました。患者との面談内容を記録に残すことで、後から「言った言わない」のトラブルを防げるそうです。記録は個人的なメモと違って、組織として保管し、必要に応じて参照できる状態にしておくものだとか。記録は責任を伴う書き留めだと言っていました。
記録には様々な種類があります。 業務記録、作業記録、実験記録、観察記録、面談記録、通話記録、記録映像など、目的や分野によって多様な記録が存在します。
記録は事実を客観的に書き留めることが重要です。主観的な意見や感想は控え、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を明確にすることで、正確な記録になります。
「議事録」とは
議事録とは、会議やミーティングの内容を公式に記録した文書のことです。 参加者、議題、討議内容、決定事項、アクションアイテムなどを体系的にまとめた正式な記録です。
議事録という言葉は、会議に関する公式文書として使われます。「議事録を作成する」「議事録を共有する」「株主総会の議事録」といった表現があります。
議事録の最大の特徴は、会議の公式記録であることです。 単なるメモではなく、会議で何が話し合われ、何が決まったかを組織として正式に残す文書です。法的な意味を持つ場合もあります。
議事録が使用されるシーンには以下のようなものがあります。
・ 社内会議やミーティング
・ 取締役会や株主総会
・ プロジェクト会議
・ 委員会や審議会
・ 打ち合わせや商談
私の知人が総務部で働いていて、「議事録は会社の財産」と言っていました。取締役会の議事録は法律で作成が義務付けられており、10年間保存しなければならないそうです。一般的な会議の議事録も、後から「あの会議で何が決まったか」を確認するための重要な資料になるとか。議事録は公式な証拠だと言っていました。
議事録には必須項目があります。 会議名、日時、場所、参加者、議題、討議内容、決定事項、アクションアイテム（誰が、いつまでに、何をするか）、次回会議の予定などを記載します。
議事録は会議後できるだけ早く作成し、参加者に共有することが重要です。記憶が新しいうちに作成することで、正確な議事録になります。一般的には24時間以内、遅くとも3日以内に共有するのが望ましいとされています。
昨日書いたメモ自分の字汚すぎて読めない
— いとうここ @ 2/22コミティア U01a (@itocococo) February 9, 2026
「メモ」とは
メモとは、忘れないように要点を簡潔に書き留めることです。 個人的な備忘録であり、自分が理解できればよく、形式や体裁は問われません。
メモという言葉は、日常的な書き留めで使われます。「メモを取る」「メモ帳」「付箋メモ」といった表現があります。
メモの最大の特徴は、個人的で簡潔なことです。 他人と共有することを前提としておらず、自分が後で思い出せればよいので、走り書きや箇条書きで構いません。速記性が重視されます。
メモが使用されるシーンには以下のようなものがあります。
・ 電話対応時のメモ
・ 会議中の個人的なメモ
・ 上司からの指示のメモ
・ アイデアや思いついたことのメモ
・ To Doリストやタスク管理
私の友人が営業職をしていて、「メモは自分だけのもの」と言っていました。顧客との商談中に重要なポイントをメモし、後で整理して報告書にまとめるそうです。メモは走り書きでもよく、自分が理解できればOKだとか。メモは記憶を補助する道具だと言っていました。
メモには様々な形式があります。 手書きメモ、付箋メモ、デジタルメモ（スマホアプリ）、ボイスメモなど、状況に応じて使い分けられます。
メモは速記性が重要なため、記号や略語を使ったり、図やイラストを描いたりと、自由な形式で構いません。後で見返したときに自分が理解できればよいので、他人に見せることを前提としていません。
3つの違いを比較
記録・議事録・メモの最も大きな違いは、目的と共有範囲、そして形式の厳密さです。
記録は事実や出来事を書き留める汎用的な言葉です。 個人的なものから公式なものまで幅広く使われ、後日参照できるように残すことが目的です。組織として保管し、必要に応じて参照できる状態にします。
議事録は会議の公式記録であり、組織全体で共有する文書です。 会議で何が話し合われ、何が決まったかを正式に残し、参加者や関係者と共有します。形式や体裁が整っており、法的な意味を持つ場合もあります。
メモは個人的な備忘録であり、自分が理解できればよい簡潔な書き留めです。 他人と共有することを前提としておらず、形式や体裁は問われません。速記性が重視され、走り書きや箇条書きで構いません。
私の友人が秘書をしていて、「記録は組織、議事録は会議、メモは個人」と言っていました。業務記録は組織として残すもの、議事録は会議の公式文書、メモは自分用の備忘録だそうです。それぞれ目的と共有範囲が違うため、使い分けが重要だとか。
共有範囲の違いは以下の通りです。 記録：組織内で共有・保管、議事録：参加者や関係者と共有、メモ：個人的（共有を前提としない）です。
形式の厳密さも異なります。 記録：ある程度の形式が必要、議事録：形式や体裁が整っている、メモ：形式自由（自分が理解できればOK）です。
作成タイミングの違いもあります。 記録：リアルタイムまたは事後、議事録：会議後できるだけ早く（24時間～3日以内）、メモ：リアルタイム（その場で書き留める）です。
覚え方・区別のコツ
記録・議事録・メモを使い分けるコツは、「共有範囲」と「目的」に注目することです。
組織で保管するなら「記録」、会議の公式文書なら「議事録」、個人的な備忘録なら「メモ」を使います。
もう1つの覚え方として、「記録＝組織」「議事録＝会議」「メモ＝個人」と覚えるのも効果的です。それぞれの範囲を理解すれば、使い分けがスムーズになります。
形式の厳密さで判断する方法もあります。 形式が整っていて公式→議事録、ある程度の形式で組織保管→記録、走り書きでOK→メモです。
私がビジネス文書を作成するとき、会議の内容をまとめるなら議事録、業務の経過を残すなら記録、自分用にサッと書き留めるならメモと使い分けています。目的と共有範囲を考えると、自然に選べます。
法的な意味合いで判断する方法もあります。 取締役会や株主総会→議事録（法的義務）、業務上の証拠→記録、個人的な忘備→メモです。
また、変換する流れで覚える方法もあります。会議中に個人的なメモを取る→会議後にメモを見ながら議事録を作成→議事録を業務記録として保管、という流れです。
間違えやすいポイント
3つの言葉で最も間違えやすいのが、「メモを議事録と呼ぶ」ことです。
メモは個人的な備忘録であり、会議の公式記録である議事録とは異なります。会議中に取ったメモを整理して、形式を整えたものが議事録になります。メモをそのまま共有しても議事録にはなりません。
もう1つよくある間違いが、「記録と議事録は同じ」という誤解です。 議事録は会議に特化した記録ですが、記録はより広い概念です。議事録も記録の一種ですが、すべての記録が議事録ではありません。
私の友人が新入社員のとき、会議中に取った走り書きのメモをそのまま上司に提出したら、「これは議事録じゃない」と言われて困ったことがあるそうです。これもよくある間違いで、メモを整理して形式を整えないと議事録になりません。 決定事項やアクションアイテムを明確にする必要があります。
また、「記録は公式、メモは非公式」という単純化も誤解を招きます。記録にも個人的な日記のような記録もあれば、公式な業務記録もあります。記録は汎用的な言葉なので、文脈によって意味が変わります。
「議事録は詳細に書く」という誤解もあります。議事録は発言を一字一句記録する必要はなく、要点をまとめて簡潔に書くことが重要です。逐語録（すべての発言を記録）が必要な場合は別ですが、一般的な会議では要約で十分です。
議事録の保存期間についても注意が必要です。取締役会の議事録は会社法で10年間保存が義務付けられていますが、一般的な会議の議事録は法的な保存期間はありません。ただし、社内規定で保存期間を定めている場合があります。
メモの扱いについても誤解があります。メモは個人的なものですが、業務上重要な情報（顧客の要望、上司の指示など）を含む場合は、メモを基に記録や報告書を作成する必要があります。メモだけで終わらせず、適切に文書化しましょう。
よくある質問
Q1：記録・議事録・メモの一番簡単な見分け方は？
共有範囲で見分けます。 組織で保管するなら「記録」、会議の公式文書で参加者と共有するなら「議事録」、個人的な備忘録なら「メモ」です。記録は汎用的な言葉で、議事録も記録の一種です。メモは個人的で、他人と共有することを前提としていません。
Q2：会議中のメモを議事録にするには？
メモを整理して形式を整える必要があります。 会議中に取った個人的なメモを基に、会議名、日時、場所、参加者、議題、討議内容、決定事項、アクションアイテムなどを体系的にまとめます。走り書きを清書し、誰が読んでも理解できる文書にすることで議事録になります。
Q3：議事録と記録の違いは？
議事録は会議に特化した記録です。 記録は事実や出来事を書き留める汎用的な言葉で、業務記録、作業記録、実験記録など幅広く使われます。議事録は会議やミーティングの内容を公式に記録した文書で、記録の一種です。すべての記録が議事録ではありませんが、すべての議事録は記録です。
Q4：メモは正式な文書になる？
メモ自体は正式な文書ではありませんが、メモを基に正式な文書を作成できます。 メモは個人的な備忘録であり、形式や体裁が整っていないため、そのままでは正式な文書になりません。ただし、メモの内容を整理して、報告書、記録、議事録などの正式な文書に変換することは重要です。
Q5：議事録は誰が作成する？
会議の主催者、書記、または参加者が持ち回りで作成します。 企業によってルールが異なりますが、一般的には事前に議事録作成者を決めておきます。新入社員や若手社員が作成することも多く、議事録作成は重要なビジネススキルの一つです。AIツールを使って効率化することも増えています。
Q6：記録は何年保存する？
記録の種類によって保存期間が異なります。 取締役会の議事録は会社法で10年間保存が義務付けられています。労働関係の記録は3～5年、税務関係の記録は7年が一般的です。一般的な業務記録は社内規定に従い、重要度に応じて保存期間を設定します。
Q7：メモの取り方のコツは？
5W1Hを意識して、キーワードを書き留めることです。 いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）を押さえると、後で見返したときに状況を思い出せます。完全な文章ではなく、キーワードや箇条書きで素早く書き留めることが重要です。
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記録とは後日参照できるように事実や出来事を書き留めることで、汎用性が高い言葉です。 業務記録、作業記録、実験記録、面談記録など幅広く使われ、組織として保管し、必要に応じて参照できる状態にします。事実を客観的に書き留めることが重要です。
議事録とは会議やミーティングの内容を公式に記録した文書で、会議の正式な記録です。 参加者、議題、討議内容、決定事項、アクションアイテムなどを体系的にまとめ、参加者や関係者と共有します。取締役会や株主総会では法的な意味を持ち、作成が義務付けられています。
メモとは忘れないように要点を簡潔に書き留める個人的な備忘録です。 自分が理解できればよく、形式や体裁は問われません。速記性が重視され、走り書きや箇条書きで構いません。他人と共有することを前提としていません。
3つの最も大きな違いは、目的と共有範囲、そして形式の厳密さです。 組織で保管する記録、会議の公式文書である議事録、個人的な備忘録であるメモと使い分けることで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになります！
