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マジで？「請求書」「納品書」「領収書」の違い！取引の流れを完全理解

仕事・学校

ビジネスや買い物で、「請求書」「納品書」「領収書」という書類を見たことはありませんか？

私も以前、フリーランスの仕事を始めたとき、「クライアントに何を送ればいいの？」と迷って、「請求書？納品書？領収書？」と混乱したことがあります。どれも取引に関する書類ですが、実は役割や発行するタイミングが全く違うんです。

この記事では以下がわかります。

・ 請求書・納品書・領収書の明確な定義

・ それぞれの書類の役割と発行タイミング

・ ビジネスでの実際の使い分けと取引の流れ

「請求書」とは

請求書とは、商品やサービスの提供後に、取引先に代金の支払いを請求するために発行する書類です。 取引内容を明確にし、支払期日や振込先を記載することで、正式な支払い要求を行います。

請求書という言葉は、ビジネス取引で最も頻繁に使われます。「月末請求」「請求書を発行する」「請求書兼領収書」といった表現があります。

請求書の最大の特徴は、支払いを請求することです。 請求書を発行しなければ、基本的には代金が支払われないため、取引が完了しません。売り手にとって重要な書類です。

請求書が使用されるシーンには以下のようなものがあります。

・ 商品・サービスの納品後の代金請求

・ 月末締めの一括請求

・ フリーランスの業務完了後の請求

・ システム開発の納品後の請求

・ コンサルティングサービスの請求

私の友人がフリーランスのデザイナーをしていて、「請求書は収入の源」と言っていました。仕事が完了したら、すぐにクライアントに請求書を送るそうです。請求書には作業内容、金額、振込先、支払期限を明記し、忘れずに送ることが大切だとか。請求書を送らないと入金されないので、最も重要な書類だと言っていました。

請求書には2つの発行方式があります。 都度方式は、取引のたびに請求書を発行する方法です。掛売方式は、締め日を設定し、月に一度まとめて請求する方法です。法人間取引では掛売方式が主流です。

請求書に必要な記載項目には、請求書発行日、宛名（請求先）、請求内容（商品・サービスの詳細）、数量・単価、合計請求金額、消費税額、振込先情報、支払期限、発行者情報（会社名・住所・連絡先）があります。

「納品書」とは

納品書とは、商品やサービスを納品する際に、納品内容を示すために発行する書類です。 注文通りの商品やサービスが問題なく納品されたかを確認するための書類で、売り手から買い手に対して発行します。

納品書という言葉は、物品の納品時に使われます。「納品書を同封する」「納品書兼請求書」といった表現があります。

納品書の最大の特徴は、納品内容を確認するためのものであることです。 注文した商品と実際に届いた商品が一致しているかを照らし合わせられるため、買い手と売り手の両方にとってスムーズに取引できます。

納品書が使用されるシーンには以下のようなものがあります。

・ 商品と一緒に同封して納品

・ サービス提供時の内容確認

・ 複数回納品がある取引

・ 月末にまとめて請求する取引の納品記録

・ 取引先との信頼構築

私の知人がネットショップを経営していて、「納品書は信頼の証」と言っていました。商品を発送する際、必ず納品書を同封するそうです。顧客が商品を受け取ったとき、納品書を見て「注文通りだ」と安心できるからだとか。納品書があることで、クレームも減り、顧客満足度が上がると言っていました。

納品書の発行は法的義務ではありませんが、一般的に発行されます。 納品書があると、注文内容と実際の納品物を簡単に照らし合わせられるため、トラブル防止に役立ちます。

納品書に必要な記載項目には、納品日、宛名（納品先）、納品内容（商品・サービスの詳細）、数量・単価、合計金額、発行者情報（会社名・住所・連絡先）があります。納品書には振込先情報は不要です。

「領収書」とは

領収書とは、代金を受け取った事実を証明するために発行する書類です。 販売側が商品やサービスの代金を受け取った際に、支払者に対して発行します。

領収書という言葉は、支払い完了後に使われます。「領収書を発行する」「領収書をください」「領収書兼納品書」といった表現があります。

領収書の最大の特徴は、支払いが完了したことを証明することです。 買い手が代金を支払ったことの証拠となり、経費精算や税務申告に必要な重要な書類です。

領収書が使用されるシーンには以下のようなものがあります。

・ 現金支払い時の発行

・ 経費精算のための証明

・ 税務申告の証拠書類

・ 二重請求の防止

・ 確定申告の添付書類

私の友人が営業職をしていて、「領収書は経費精算の命綱」と言っていました。出張で取引先を訪問した際、交通費や食事代を立て替えて支払い、必ず領収書をもらうそうです。領収書がないと会社から経費を払い戻してもらえないため、絶対に忘れないようにしているとか。領収書は支払いの証拠だと言っていました。

領収書は民法第486条により、現金支払者からの請求があった場合に発行が義務付けられています。 ただし、銀行振込の場合やクレジットカード払いの場合、領収書発行の義務は発生しません。振込明細書やカード利用明細が領収書の代わりになります。

領収書に必要な記載項目には、領収書発行日、宛名、領収金額、但し書き（何の代金か）、発行者情報（会社名・住所）、収入印紙（5万円以上の場合）があります。

3つの違いを比較

請求書・納品書・領収書の最も大きな違いは、役割と発行タイミングです。

請求書は支払いを請求するための書類で、納品後に発行します。 商品やサービスを提供した後、取引先に代金を支払ってもらうために必要な情報を記載します。振込先情報と支払期限が重要です。

納品書は納品内容を確認するための書類で、納品時に発行します。 注文通りの商品やサービスが届いたかを確認し、取引をスムーズに進めるために発行されます。振込先情報は不要で、納品の証明が目的です。

領収書は支払いが完了したことを証明する書類で、入金後に発行します。 代金を受け取った事実を証明し、支払者の経費精算や税務申告に使われます。領収書は入金を確認してから発行します。

私の友人が経理をしていて、「請求→納品→入金→領収の順番」と言っていました。取引の流れは、見積書→注文→納品（納品書）→請求書→支払い→領収書という順序で進むそうです。それぞれの書類が異なるタイミングで発行され、異なる役割を果たすとか。

発行順序は以下の通りです。 ①納品書（商品・サービスの納品時）→②請求書（納品後、または月末締め）→③領収書（入金確認後）が一般的です。

役割の違いは以下の通りです。 請求書：支払い請求、納品書：納品確認、領収書：支払い証明です。

発行義務の違いもあります。 請求書：事実上必須（発行しないと入金されない）、納品書：任意（トラブル防止のため一般的に発行）、領収書：現金支払時は義務（銀行振込は不要）です。

覚え方・区別のコツ

請求書・納品書・領収書を使い分けるコツは、「タイミング」と「目的」に注目することです。

納品時なら「納品書」、支払い請求なら「請求書」、入金後なら「領収書」を発行します。

もう1つの覚え方として、「請求書＝払って」「納品書＝届いた」「領収書＝受け取った」と覚えるのも効果的です。それぞれの本質を理解すれば、使い分けがスムーズになります。

取引の流れで覚える方法もあります。 見積書→注文→納品（納品書）→請求（請求書）→支払い→入金確認（領収書）という順番です。

私がフリーランスの仕事をするとき、仕事完了後に請求書を送り、クライアントが支払ったら領収書を発行しています。物品を販売する場合は、納品時に納品書も同封します。流れを理解すれば、どの書類が必要か自然に分かります。

記載内容で判断する方法もあります。 振込先情報があれば請求書、納品日が強調されていれば納品書、「領収いたしました」と書いてあれば領収書です。

また、兼用書類で判断する方法もあります。「納品書兼請求書」は納品と同時に請求する場合、「納品書兼領収書」は納品と同時に代金を受け取った場合に発行します。

間違えやすいポイント

3つの書類で最も間違えやすいのが、「納品書を領収書の代わりにする」ことです。

納品書は「商品を受け取った事実」を表す書類であり、「代金を受け取った事実」を証明するものではありません。原則として納品書を領収書の代わりに利用することはできません。ただし、「納品書兼領収書」を発行していれば、領収書として扱うことも可能です。

もう1つよくある間違いが、「請求書を領収書の代わりにする」ことです。 請求書は支払い前に発行される書類のため、支払い後に発行する領収書としては利用できないケースが多いです。ただし、「請求書兼領収書」として発行され、「代済」「了」など支払い後であることが分かる記載があれば、領収書として利用できます。

私の友人が経費精算をしたとき、「納品書しかない」と言って経理に提出したら、「領収書がないとダメ」と言われて困ったことがあるそうです。これもよくある間違いで、納品書は納品の証明であり、支払いの証明ではありません。 経費精算には領収書または振込明細書が必要です。

また、「領収書は必ず発行が必要」という誤解もあります。銀行振込の場合、振込明細書が支払いの証拠になるため、領収書発行の義務は発生しません。クレジットカード払いの場合も、利用明細書が証拠となります。

「納品書の発行は義務」という誤解もあります。納品書の発行は法的義務ではなく、任意です。ただし、トラブル防止や取引先の信頼を得るために、一般的には発行されます。

収入印紙についても注意が必要です。領収書は課税文書に該当し、受取金額が5万円以上の場合は収入印紙の貼付が必要です。納品書は課税文書ではないため、収入印紙は不要です。

請求書と納品書の兼用については、条件を満たせば可能ですが、都度方式（取引ごとに請求）の場合に限られます。掛売方式（月末まとめて請求）の場合は、納品書と請求書を別々に発行する必要があります。

よくある質問

Q1：請求書・納品書・領収書の一番簡単な見分け方は？

発行タイミングで見分けます。 納品時に発行するのが「納品書」、納品後に支払いを請求するのが「請求書」、入金後に発行するのが「領収書」です。取引の流れは、納品（納品書）→請求（請求書）→支払い→入金確認（領収書）という順番です。

Q2：取引の正しい流れは？

見積書→注文→納品（納品書）→請求（請求書）→支払い→領収書という流れが一般的です。 ただし、業種や取引形態によって異なります。都度方式では納品と請求が同時、掛売方式では月末にまとめて請求します。納品書兼請求書として一度に発行することもあります。

Q3：納品書を領収書の代わりにできる？

原則としてできません。 納品書は「商品を受け取った事実」を表す書類であり、「代金を受け取った事実」を証明するものではありません。ただし、「納品書兼領収書」として発行し、「上記金額を正に領収いたしました」などの文言を記載すれば、領収書として認められます。

Q4：銀行振込の場合、領収書は必要？

銀行振込の場合、領収書発行の義務は発生しません。 振込明細書が支払いの証拠となるため、領収書の代わりとして利用できます。取引先から領収書の発行を求められた場合は発行しても構いませんが、法的義務はありません。

Q5：請求書には何を書けばいい？

請求書には、請求書発行日、宛名、請求内容、数量・単価、合計請求金額、消費税額、振込先情報、支払期限、発行者情報を記載します。 特に重要なのは、振込先情報と支払期限です。これらがないと、取引先がいつまでにどこに振り込めばいいか分からず、入金が遅れる原因になります。

Q6：納品書兼請求書はいつ使う？

納品と同時に請求する場合に使います。 都度方式（取引ごとに請求）の場合、納品書と請求書を一枚にまとめて「納品書兼請求書」として発行できます。ただし、掛売方式（月末まとめて請求）の場合は、納品書と請求書を別々に発行する必要があります。

Q7：領収書には収入印紙が必要？

受取金額が5万円以上の場合、収入印紙の貼付が必要です。 領収書は課税文書に該当し、5万円以上の場合は印紙税を納付しなければなりません。ただし、クレジットカード払いの場合は収入印紙不要です。納品書は課税文書ではないため、収入印紙は不要です。

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まとめ

請求書とは商品やサービスの提供後に、取引先に代金の支払いを請求するために発行する書類です。 取引内容、金額、振込先、支払期限を明記し、正式な支払い要求を行います。請求書を発行しなければ基本的には代金が支払われないため、売り手にとって最も重要な書類です。

納品書とは商品やサービスを納品する際に、納品内容を示すために発行する書類です。 注文通りの商品やサービスが問題なく納品されたかを確認するための書類で、トラブル防止と取引先との信頼構築に役立ちます。発行は法的義務ではありませんが、一般的に発行されます。

領収書とは代金を受け取った事実を証明するために発行する書類です。 販売側が代金を受け取った際に支払者に対して発行し、経費精算や税務申告に必要な重要な証拠書類となります。現金支払時は発行義務がありますが、銀行振込やクレジットカード払いの場合は不要です。

3つの最も大きな違いは、役割と発行タイミングです。 取引の流れは、納品（納品書）→請求（請求書）→支払い→入金確認（領収書）という順番で進みます。それぞれの書類が異なるタイミングで発行され、異なる役割を果たすことを理解すれば、ビジネス取引がよりスムーズになります！